Cuando una empresa de consultoría, que en general se gana la vida ofreciendo conocimiento, se hace mayor necesita invertir necesariamente en preservar y organizar su activo principal: el capital intelectual. Guardar, trocear, y organizar la producción intelectual de una buena consultora no es tarea fácil. Evitar que cada uno vaya por su lado y saber diseñar y encauzar una metodología para que todos avancen con ella es la clave para diferenciarse y sobrevivir en el mercado, en un entorno donde el profesiónal se mueve y cambia constantemente de trabajo.

El primer paso para trabajar adecuadamente es seguramente buscar un sistema donde almacenar todo este contenido y localizar la herramienta que te va a ayudar a coordinar la labor de tu equipo. Para ello nos presentaron hace unos días Alfresco (http://www.alfresco.com/). Alfresco ofrece el principal sistema de gestión de documentos de código abierto de la industria, con herramientas para las búsquedas y colaboración en documentos, con servicios completos de librerías y gestión de ciclos unificados.

Lo primero que nos sorprendió de Alfresco fue su entorno de usuario familiar y cómodo donde en pocos minutos identificabas las principales funcionalidades de un sistema de gestión documental. A la que ibas entrando en detalle fuimos deleitándonos de sus posibilidades que le hacen el mejor software del mercado:

  • Sistema de archivos virtuales: Sustituir los discos compartidos y ofrecer la misma interface
  • Reglas Email-Like: Configuración de reglas de plug-in rules para automatizar procesamientos manuales y ofrecer conformidad.
  • Check-in - Check-out: Entornos colaborativos para el tratamiento de archivos.
  • Referencias cruzada de documentos - A través de múltiples espacios
  • Yahoo-like Browsing: Extracción automática e indexación de meta datos y clasificación para todas las interfaces.
  • SmartSpaces: Los mejores espacios de colaboración para practicar.
  • Gestión de versiones y ciclo de vida del documento
  • Auditorías: Quien ha creado, Quien ha actualizado, Cuando se ha creado, Cuando se ha actualizado.
  • Unidades virtuales: Sistema virtual de archivos haciendo que ECM sea como un simple disco compartido.
  • Servicios de transformación de archivos - De Office a ODF/PDF, de PowerPoint a Flash
  • Seguridad y gestión de usuarios,grupos y roles y reglas aplicadas a documentos en particular

Gestión colaborativa con el equipo: gestión de procesos en documentos

Lo que más nos sorprendió fue su acierto en plantear entornos colaborativos para la elaboración y distribución de documentos, donde pueden participar clientes, proveedores, usuarios internos de la empresa y otros actores, cada uno de ellos en un portal personalizado para cada tipo de usuario.

  • Asistente de espacios: La mejor practica de estructura de carpetas, Contenido, plantillas, reglas y procesos
  • Foros de soporte: Hilos de discusiones
  • sistemas de workflow: Simple Email Based Workflow y jBPM (Complex workflow support)
  • Notificaciones de cambios por RSS y E-mail
  • Panel de gestor de tareas

En definitiva Alfresco nos ofrece una solución excelente para gestionar el conocimiento interno y trabajar colaborativamente en documentos. Una joya. Seguiremos informando cuando lo tengamos instalado en Multiplica.

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